Der Begriff Termin ist jedem Menschen bekannt. Wir haben den Namen für dieses Thema vermutlich deshalb ausgewählt, um Sie termingerecht zu einem neuen Thema abzuholen.
Für uns geht es allerdings nicht erst im Termin los, sondern bereits dann, wenn es darum geht, einen Termin zu definieren und zu planen.
Auf Basis der Plattform des Office Automation sind vernetzte Strukturen und Organisationen dafür bereits vorhanden.
Daraus können manuell oder automatisch Tagesordnungen für Termine erzeugt werden. Diese Tagesordnungen beinhalten aber nicht nur Tagesordnungspunkte, sondern eine Vernetzung mit den dazugehörenden Informationen.
In den Terminen kann jeder Teilnehmer seine eigenen Informationen als Notizen hinzufügen, dadurch findet er sie auch wieder. Ebenso muss nicht jeder seine Informationen in einem eigenen autarken System ablegen, die dann nicht integrierbar sind.
Zusammengefasst bedeutet dies, dass alle Mitglieder eines Termins die Tagesordnungspunkte gemeinsam abarbeiten und ihre Informationen dazu live erfassen können.
Außerdem können beispielsweise Arbeitspakete zu den in der Tagesordnung aufgeführten Punkten live geändert geändert. Status, Wiedervorlagen und Prioritäten können angepasst werden.
Vor und während des Termins entsteht automatisch eine Verbindung zum Wissenssystem des Unternehmens (siehe Thema WISSEN), sodass dieses Wissen im Termin bei Bedarf sofort verfügbar ist. Umgekehrt stehen auch die Ergebnisse aus dem Termin unmittelbar im Wissenssystem zur Verfügung.
Das bedeutet, dass die Anzahl der Termine, die umfangreich nachgearbeitet werden müssen, dramatisch sinkt.
Ist ein Termin beendet, befinden sich alle Informationen aus dem Termin schon dort, wo sie hingehören und nachlesebar sind.
Mit dem, was wir hier beschreiben, möchten wir Ihnen zeigen, dass Sie die Art der Abwicklung eines Termins, die Effizienz und den Aufbau des Wissens verbessern können.
Durch die Änderungen in der Vorgehensweise ändert sich der Prozess erheblich, was die Wertschöpfung steigert.
Selbstverständlich gehört zu diesem Thema auch die Digitalkonferenz und die Verwendung von adaptierten Werkzeugen.
Vielleicht sind Sie nach dem Lesen dieses Textes noch nicht ganz überzeugt davon, dass wir tatsächlich Lösungen und Technik für die Umsetzung liefern können. Oder Sie fragen sich, ob so etwas für Sie sinnvoll ist.
Seien Sie bitte neugierig und melden Sie sich bei uns, denn Sie sollten nicht verpassen, dass wir eine Idee haben, mit der wir Ihre Arbeit deutlich vereinfachen können.