E-Mail ist seit vielen Jahren im Einsatz. Jeder Mensch kennt E-Mail und hat schon Unmengen von E-Mails geschrieben.
Jeder hat auch schon nach E-Mails gesucht oder festgestellt, dass sie nicht mehr vorhanden sind.
In der Regel werden E-Mails ausgetauscht und innerhalb der Mailsysteme in irgendwelchen Strukturen hinterlegt, wenn man aber nicht organisiert ist sogar an verschiedenen Stellen oder bei verschiedenen Providern.
Wenn man versucht, E-Mails zusammenzufassen, die innerhalb des Unternehmens zu einem bestimmten Thema, einem Projekt oder einem Kundenauftrag geschrieben wurden, ist das in der Regel fast unmöglich.
Die Archivierung von E-Mails, die zum Teil von Regelwerken vorgeschrieben ist, existiert meistens nicht.
Wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter auswechselt, gehen dadurch die Informationen aus dem E-Mail-Verkehr in der Regel verloren.
Unter E-Mail Management verstehen wir, diese und viele andere Probleme zu lösen und dafür zu sorgen, dass die E-Mail Kommunikation effizienter wird und das Wissen aus den E-Mails dahin kommt, wo es hingehört.
Wir möchten, dass alle E-Mails in Office Automation dort zugeordnet werden, wo sie gebraucht werden.
Wir möchten, dass alle Informationen in den E-Mails so abgestellt werden, dass sie zu einem relevanten Zeitpunkt benutzt werden können.
Wir möchten, dass es ist keine Trennung mehr zwischen E-Mail-Speichersystemen und Informationsspeichersystemen gibt.
Wir möchten, dass in E-Mails keine Information mehr doppelt und dreifach enthalten sind, die über einen Link erreichbar sind.
Und dann gibt es da noch ein Thema, das für uns extrem wichtig ist:
Bitte denken Sie selbst über Ihren Arbeitsplatz nach und überlegen, wie viel Zeit Sie im Laufe des Tages für das Checken von E-Mails verbrauchen. In der Regel pro Tag zirka eine Stunde und mehr.
Jede Minute, die wir davon abknapsen, können spart bares Geld. Und das gilt für alle Mitarbeiter des Unternehmens.
Wir möchten mit Ihnen die Kultur und den Inhalt der E-Mails in Ihrem Unternehmen bewerten, uns austauschen und miteinander darüber nachdenken, wie man an dieser Stelle effizienter werden kann.
Im Rahmen von Office Automation können wir Ihnen jetzt schon zeigen, wie die zukünftige Welt aussehen kann.