Das Thema digitale Dokumente ist schon seit vielen Jahren bekannt und es gibt sehr viele Werkzeuge für den Umgang damit. In der Regel werden diese unter dem Kürzel DMS oder Dokumentenmanagementsystem geführt.
Diese Systeme haben in der Regel etliche Funktionen, stellen aber eine Insellösung dar.
• Die Dokumente werden gescannt und in das System übernommen
• Ebenso werden neu erzeugte Dokumente an diese Systeme übergeben
• In dem System gibt es dann Funktionen, um die Dokumente zu suchen und anzuzeigen
Wir halten diese Methode schon seit längerer Zeit für veraltet, weil Dokumente innerhalb eines vernetzten Systems an beliebigen Orten zur Verfügung stehen müssen.
Ein Dokument besteht aus Daten, die in einem elektronischen System gespeichert und administriert werden, was da genau passiert, ist dem Anwender letztlich völlig egal.
Für den Anwender ist es wichtig, dass er in seiner Organisation das für seinen Arbeitsablauf wichtige Dokument in der Version zur Verfügung hat, die er in dem jeweiligen Moment braucht.
Wenn er dieses oder andere Dokument nicht länger benutzt, muss es möglich sein, sie zu archivieren und so zu katalogisieren, dass er oder jemand anderes sie erneut benutzt kann.
Es gibt noch zahlreiche weitere Attribute, die für eine Anwendung von digitalen Dokumenten relevant sind.
Viele Unternehmen haben immer noch eine Quote von 70% Papierdokumenten oder drucken digitale Dokumente aus, um sie zu bearbeiten und abzulegen.
Digitale Dokumentation erfordert Veränderungen in der Arbeitskultur, in der Ausbildung und in der Technik, um jederzeit auf die digitalen Dokumente zugreifen zu können.
In diesem Bereich verfügen wir über viel Erfahrung und wissen, was notwendig ist, um den Wechsel zum digitalen Dokument zu vollziehen.
Das ist zunächst noch nichts besonderes, das besondere daran ist aber, dass wir mit Ihnen gemeinsam den Wege definieren, auf dem Sie eine wesentlich höhere Quote an digitalen Dokumenten erreichen.
Wir möchten klären, welche Technik und Methoden notwendig sind, damit Sie vermehrt digitale Dokumente einsetzen oder damit Sie überhaupt digitale Dokumente einsetzen.
Wenn Sie in diesem Zusammenhang Leistungen für Unternehmen bereitstellen, würden wir uns freuen, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen und Teil des Teams werden.
Wenn Sie ein Unternehmen sind, das mit digitalen Dokumenten arbeiten möchte und Sie Fragen dazu haben oder sich austauschen möchten, so sind wir sicherlich ein sehr guter Ansprechpartner für Sie.