Der Begriff der Akte ist jedem aus der analogen Welt des Papiers bekannt. Dort wird er seit Jahrhunderten verwendet und bezeichnet einen bestimmten Ort, an dem Informationen geordnet und aufbewahrt werden, die auch untergeordnete Strukturen, also Unterakten haben können.
Das Gegenstück dazu in der digitalen Welt ist bis jetzt das Verzeichnis, in dem Dateien hierarchisch geordnet abgelegt werden. Das ist auch nicht viel besser als das alte Aktensystem, weil ebenfalls Informationen auf dem Datenfriedhof verschwinden, die nur sehr schwer zu bearbeiten und zu verwalten sind.
Deshalb ist dieses allen bekannte Ablagesystem aber nicht automatisch nur schlecht, allein schon weil die Menschen an dieses Prinzip gewöhnt sind.
Unsere Idee für eine Lösung in der digitalen Welt ist jedoch folgende:
Wir bilden eine Akte elektronisch ab und versehen sie mit Attributen zu ihrem Inhalt, ihrer Qualität, ihrem Aussehen, ihrem Zweck, usw.
In dieser Akte befinden sich unterschiedliche Informationen und Arten von Dokumenten, zum Beispiel E-Mails, Notizen, Protokolle etc. Diese Elemente haben einen gemeinsamen Kontext, dass heißt, sie beinhalten alle Informationen zu einem Vorgang. Sie sind ebenfalls klassifiziert, sodass sie erkannt und unterschieden werden können.
Der Mitarbeiter kann die Akte einsehen und dort die gewünschten Informationen nachlesen, bearbeiten sowie neue Informationen erzeugen.
In eine Akte können aber auch Aufgaben, Prozesse und ähnliches eingebunden werden bis hin zu Funktionen wie der Wiedervorlage.
Die Informationen zwischen den Akten werden vernetzt, sodass sich alles mit allem verbinden kann. Wenn zum Beispiel bei einer Versicherung die Aufgabe besteht, fünf Akten zu prüfen, kann sich diese Aufgabe mit allen fünf Akten verbinden und die darin vorhanden Informationen nutzen.
Wenn für einen Termin eine Tagesordnung entsteht, befindet sich der Tagesordnungspunkt in einer Akte, und es kann aus dem Termin heraus auf die Informationen aus der Aktie zugegriffen werden, genauso wie in der Akte dokumentiert wird, wann diese Akte besprochen wurde.
Die E-Akte verändert, wie mit Informationen gearbeitet werden kann. Je nach Definition kann sie sehr umfänglich in vielen Bereichen eingesetzt werden. Sie ist ein ureigener Bestandteil der Digitalisierung und hat als Grundelement das Potenzial viele Aufgaben gebündelt, schnell und sicher zu erledigen.
Zu der hier beschriebenen Idee von der elektronischen Akte haben wir eine erste Generation schon seit längerem im Einsatz.
Wir schlagen Ihnen vor, dass Sie sich über dieses Thema mit uns austauschen und bewerten, ob für Ihr Unternehmen und Ihre Organisation diese Technik sinnvoll ist.
Wir können Ihnen anhand von Praxisbeispielen und Erfahrungen aufzeigen, welchen Zweck dieses Thema erfüllt. Sie können dann auch entscheiden, ob Sie als Teammitglied an der Weiterentwicklung dieses Themas beteiligt sein möchten.
Sollten Sie sich mit Digitalisierung oder Organisation von Unternehmen beschäftigen, so würden wir uns freuen, wenn Sie sich bei uns melden, damit wir mit Ihnen gemeinsam überlegen, wie wir Unternehmen damit besser machen können.
Dieses Thema ist so umfangreich, dass jeder, der in irgendeiner Form mit Unternehmen zu tun hat, daraus einen Nutzen ziehen kann.